RUT, descubre si tienes obligación de presentar el impuesto de renta en Colombia

Seguro que ya has oído hablar el Registro Único Tributario, RUT, pero, ¿sabes qué es?, ¿conoces si tú tienes la obligación de inscribirte en él?

Si estás preguntándote cómo saber si tengo RUT, aquí saldrás de dudas. Voy a enseñarte a descargar RUT y los pasos para obtener tu certificado.

La RUT

Te explicaré qué es y cómo funciona el Registro Único Tributario de Colombia, para que vayas sobre seguro a descargar el certificado RUT. ¡Vamos allá!

¿Qué es el RUT?

Papeleo

El RUT, o Registro Único Tributario, es la entidad colombiana que identifica y clasifica a las personas con obligaciones tributarias y aduaneras.

A su vez, estas personas están administradas y controladas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN.

Y es que a lo largo de tu vida laboral y profesional, el gobierno colombiano te solicita el RUT, ¿sabes qué es y por qué lo necesitas?

El RUT es administrado por la DIAN, cuyas tareas consisten en la identificación de personas y entidades contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta, y no contribuyentes declarantes de ingresos y patrimonio.

Cada vez que accedes para consultar RUT, el sistema te pide el Número de Identificación Tributaria, NIT. Es un número que te asigna el DIAN cuando te inscribes por primera vez.

Tu NIT te sirve para hacer cualquier gestión que necesites durante el resto de tu vida.

Necesitas tener RUT porque es la manera de identificar la actividad económica ante terceros con quienes mantienes una relación profesional.

Además, el RUT te permite identificarte ante los diferentes entes de supervisión y control.

También, el certificado de la DIAN RUT te señala tus obligaciones frente al Estado Colombiano.

De esta manera, la DIAN contará con información veraz, actualizada y clasificada de todos los ciudadanos colombianos que están obligados a inscribirse en RUT.

Significado de la RUT

¿Quiénes están obligados a inscribirse en el RUT?

Si estás dentro de cualquiera de los perfiles que te detallo a continuación, tienes la obligación de rellenar el formulario de Registro Único Tributario:

  • Las personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta.
  • Las personas y entidades no contribuyentes, declarantes de ingresos y patrimonio.
  • Los responsables del impuesto sobre las ventas pertenecientes a los regímenes común o simplificado.
  • Los agentes retenedores.
  • Los importadores y exportadores.
  • Las demás personas naturales o jurídicas que participen en las operaciones de importación, exportación y tránsito aduanero.
  • Los profesionales en compra y venta de divisas.
  • Las personas o entidades no responsables del impuesto sobre las ventas, que requieran la expedición de NIT, cuando por disposiciones especiales estén obligadas a expedir factura.
  • Las personas naturales que cumplen deberes formales a nombre de terceros.

Las personas que deben inscribirse en la RUT

Veamos cómo puedes obtener una copia del RUT, imprimirla y descargarla por internet.

Cómo descargar el RUT en línea por internet

Voy a enseñarte paso a paso cómo puedes descargar el RUT por internet a través de tu cédula de ciudadanía. En primer lugar, tienes que acceder a la página web oficial de la DIAN; puedes acceder haciendo click aquí.

Esta es la página principal de la DIAN:

Página web de RUT

Tienes que desplegar el menú Portal Transaccional:

Menú transaccional RUT

Para poder acceder y sacara una copia del RUT tienes que tener una cuenta registrada en la plataforma DIAN; esto es conocido como Muisca. Si ya estás registardo debes hacer click sobre la opción Usuario Registrado (es la primera opción de la imagen anterior).

En caso de que no lo estés, deberás hacer el registro previo haciendo click sobre la opción Usuario Nuevo.

Como Usuario Registrado accedes al siguiente formulario:

Formulario del usuarui RUT

El sistema te permite acceder con el nombre con el que te registraste. Esto se refiere al tipo de contribuyente que eres; puedes hacerlo con tu número NIT, tu nombre propio en el caso de que seas persona natural, el UAE o Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, Autorizaciones/Poderes u Organización no Obligada a RUT.

El resto de opciones son las que te llevarán hasta la obtención de la copua del RUT:

  • Número de documento de la organización: es el número correspondiente a la opción anterior, el tipo de contribuyente que pusiste.
  • Tipo de documento del usuario: lo más habitual es que realices la consulta por cédula. Pero existen todas estas alternativas para poder hacer la consulta: registro civil de nacimiento, tarjeta de identidad, cédula de ciudadanía, certificado registraduría sin identificación, tarjeta de extranjería, cédula de extranjería, pasaporte, documento de identificación extranjero, sin identificación del exterior o para uso definido por DIAN, documento de identificación extranjero persona jurídica y carné diplomático.
  • Número de documento: con el que te identificas según el seleccionado en el apartado anterior.
  • Contraseña: la contraseña debe ser la misma que utilizaste cuando te registraste. Y si no la recuerdas, más abajo tienes la manera de recuperarla. Haces click sobre la pregunta ¿Ha olvidado su contraseña? y sigues las instrucciones para recuperarla.

Una vez que haces click sobre el botón Ingresar te aparece esta pantalla:

Como descargar el formulario RUT

Es en la opción que está marcada en rojo, en la imagen anterior, donde debes acceder para obtener la copia e imprimir el RUT. 

Cómo puedes resolver algunos problemas en el momento de la consulta

Puede que te encuentres algunos problemas a la hora de tratar de acceder para descargar el RUT.

Voy a ponerte algunos ejemplos de las diferentes situaciones y qué significan:

  • Si tu RUT no está asociado con ningún NIT, el sistema se encargará de generar una alerta con la que se va a notificar la situación.
  • Sobre el registro activo se indica que el NIT está vigente en la base de datos de la plataforma.
  • Si tu NIT no está registrado en el Muisca significa que el NIT no cumplió la obligación de inscribirse dentro del plazo establecido por el Decreto 2.788 de agosto de 2004. Este es el motivo por el que no está actualizado. En este caso, el NIT no puede realizar ningún tipo de actuación de administración tributaria hasta que no cumpla con esa obligación.
  • En caso de que el sistema te indique que tu registro está cancelado, significa que tu NIT está inactivo en la base de datos de la DIAN.

La copia del RUT que puedes encontrar en la base de datos de la DIAN es muy sencillo de descargar. Cuando haces click sobre la opción de descarga, podrás guardarlo en tu computador en formato pdf. 

De esta manera, tendrás acceso a él siempre que lo necesites. Y desde allí siempre podrás imprimir el RUT.